El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine - Cyril Northcote Parkinson

El británico Cyril Northcote Parkinson presentó en su momento una de las leyes más interesante que se aplica especialmente a la productividad humana. La conocida Ley de Parkinson.

Esta ley es conocida porque es una de las principales amigas de la procrastinación. Concretamente del hecho de que dejes una tarea para mañana porque total, tengo tiempo. Esto hace que si una tarea tienes 1 semana para completarla, seguramente tardarás una semana en completarla. Tendemos a dejar para el final aquellas tareas, de manera que si nos diesen 2 semanas para completar esa misma tarea, seguramente tardaríamos esas 2 semanas. Y en muchos casos, hasta nos parecería poco tiempo, pero esto es discusión para otro post.

El tema reside en que los humanos tendemos a funcionar mejor bajo cierto punto de presión, en el mundo de la empresa una de las cosas que más sabemos, es que si no pones fechas límite a muchas tareas estas tenderán a expandirse infinitamente. A veces puedes dar una fechas que no agobien, pero el hecho de poner un momento de entrega del trabajo hará que la persona encargada se ponga las pilas, no la ponsponga seculum seculorum y la termine incluso antes de tiempo. De otro modo priorizará cualquier otra tarea que le pase por delante.

Ley de Parkinson aplicada a un examen

Lo mismo ocurre con los estudiantes y los exámenes, estos tenderán a estudiar y dar el máximo hacia el final de la fecha, no porque en muchos casos estén liados, si no porque lo ven distante y entonces lo van dejando. Al final tienen que hacer un sobre-esfuerzo y en muchos casos fallan el examen, cuando podían aplicar menos energía en el día a día y evitar tener que dar el apretón final.

Pero esto mismo que le pasa a los estudiantes, nos pasa a todos, porque al final es más sencillo saber la teoría que aplicarlo en la práctica. Por eso, un consejo que te puedo dar es: Ponte/pon fechas límite a todas las tareas para que de ese modo, no se pospongan y se presenten a tiempo.

Como hacer más rápido las tareas

Como ya intuirás y seguramente habrás leído en miles de posts sobre productividad, ponte fechas de entrega virtuales. Pero no vale con ponerlas y ya está, hay que ponerlas y concienciarte de que son reales, de que no se pueden posponer. Si no, solo estarás perdiendo tu tiempo.

Para ello la mejor forma es en tu aplicación de recordatorios, GTD o calendario ponerlo como eventos como alarmas, de manera que cada día revises qué cosas tienes pendientes y te salte. Eso creará una sensación de urgencia y hará que quieras acelerar el proceso. ¿Qué no le haces ni caso? Comprométete a castigarte por no cumplir. Por ejemplo oblígate a comer una comida que te guste muy poco, o dona 5€ a una causa que merezca la pena, así cada vez que no cumplas, por lo menos alguien podrá disfrutar de tu desgracia.

Si utilizas el calendario

Es bueno que al menos 2-3 veces al día revises que tienes para los próximos días, detectes tus tareas y eso haga que te pongas las pilas. En este caso no pongas un recordatorio de día completo, pon un día y una hora como deadline.

Ojo con el calendario porque si eres de esas personas que está suscrita a mil calendarios puede perderse en la niebla. Así que asegúrate que es totalmente visible.

En caso de utilizar recordatorios o apps de GTD

Asegúrate de trocear la tarea en piezas pequeñas, esto parece una tontería pero en caso de que te de la pereza, siempre podrás decir, "bah, esta tarea es fácil, voy a hacerla", y de ese modo romperás una inercia negativa. Tampoco te vuelvas loco troceando, hay que encontrar un equilibrio y en la medida de lo posible, si tienes varios días para hacer la tarea, trocear esta en subtareas

Ejemplo de como hacer tareas y subtareas para una fecha concreta
Tareas y subtareas para una fecha concreta con things3

Como puedes observar, estas son acciones de una tarea para una fecha, pero esto también podría hacerse con distintos niveles de tareas, aquí tienes que probar y jugar con lo que a ti te haga sentir más cómodo.+

Conclusión

Como resumen fugaz diremos que:

Una tarea ocupará todo el tiempo que tengamos para realizarla

y por lo tanto para luchar contra la procrastinación tenemos que acotar el tiempo que tenemos y si puede ser, reducirlo todo lo posible:

Dividir una tarea en subtareas y ponerles fecha hará que aceleres tu productividad infinitamente

Y de este modo, podrás ser mucho más productivo, perder menos tiempo, acabar antes las cosas y dedicarte a lo que en realidad te gusta.