La dificultad de delegar documentación

Delegar es una de las acciones más poderosas y difíciles que puedes hacer en tu negocio para volverlo más eficiente. Descubre los pros y los contras de delegar la creación de documentación.

La dificultad de delegar documentación

Una de las cosas que en mi negocio me ha costado delegar es la creación de documentación, lo he hecho por tres motivos principales:

  • Hacer el primer borrador de la documentación consume muchas horas.
  • No siempre puedo asumir el volumen de trabajo que supone esa documentación.
  • No me gusta.

Esto ha hecho que optase por pasar esta tarea a otro miembro de mi equipo. Obviamente la reticencia ha sido grande por miedo a que no quedase como me gustaría, con la calidad que traía en los últimos tiempo, etc.

En el fondo un sinfín de excusas para no delegar la tarea que se han visto superadas por el volumen de trabajo que suponía obligándome a tomar la decisión.

De esta forma he pasado a tener la supervisión del borrador, a realizar comentarios en el texto con los puntos que no me gustan y el porqué, corregir ortografía o reescribir ciertas partes.

Según pasa el tiempo me doy cuenta que la persona encargada va dando su propio toque a la documentación y eso también aporta una aire fresco a esta. Como persona implicada intenta hacerla lo más completa posible y trata de mantener el nivel e incluso superar el que previamente teníamos, y casi seguro que lo está consiguiendo.

El hecho de que supervise la documentación además de ahorrarme mucho tiempo me permite asegurar la calidad del documento y al estar menos fatigado por no haberlo desarrollado, la visión es más fresca y objetiva y la calidad resultante es incluso mayor.

Las ventajas son evidentes:

  • Ahorro de tiempo para mí.
  • Mejor supervisión del resultado final.
  • Mayor implicación por parte del equipo.
  • Mayor agilidad.
  • Mayor calidad en general

Quiero destacar el punto de mayor agilidad, porque una persona que forma parte de una plantilla siempre tendrá más en cuenta los deadlines, al final, si te dedicas a muchas cosas como hago yo, es probable que el foco de atención y los deadlines se puedan estirar, de esta manera la primera fase del documento es más rápida y se puede eliminar un posible cuello de botella que sería yo.

Delegar la documentación y limitarme a supervisarlo nos ha permitido dar un salto de calidad a la vez que ahorro mucho tiempo.

Con esto quiero expresar que no hay que tener miedo a delegar ciertas tareas a otras personas del equipo, al inicio habrá qué hacer una supervisión muy rigurosa, pero progresivamente esta se irá volviendo más laxa.

Si tienes la suerte de tener un equipo, y hay tareas de documentación en las que acabas volviéndote un cuello de botella. No tengas miedo a delegarlo. Al inicio no será perfecto, pero con el paso del tiempo la sincronización entre los miembros del equipo dará mucha agilidad a la tarea, una mayor calidad y en general un resultado mucho más satisfactorio.